Jahresabschluss selbst erstellen

In 5 Schritten

Warum muss ein Jahresabschluss erstellt werden?

Gesetzliche Regelung

Im HGB (Handelsgesetzbuch) § 238 ff. ist geregelt, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, Bücher zu führen und regelmäßig am Ende eines Geschäftsjahres einen Abschluss zu erstellen. "Jeder Kaufmann" bedeutet, dass es sich hierbei sowohl um natürliche Personen bzw. Personengesellschaften als auch um Kapitalgesellschaften, wie z.B. der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt), handeln kann.

„ Führung von Büchern“ bedeutet, dass eine so genannte doppelte Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vorgenommen und am Ende eines Wirtschaftsjahres ein Abschluss in Form einer Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung vorgelegt werden muss.

Die Bilanz enthält in der Anlage neben einem Verzeichnis über das Anlagevermögen unter Umständen auch noch einen Anhang, in dem die einzelnen Positionen der Bilanz (Aktiva und Passiva) sowie der Gewinn- und Verlustrechnung erläutert werden (müssen).

Wir konzentrieren uns auf Kleinstkapitalgesellschaften

Da es sich bei Jahresabschlüssen um sehr komplexe Sachverhalte handelt, die je nach Rechtsform auch noch unterschiedliche Anforderungen beinhalten, haben wir uns entschieden, uns speziell auf Kleinstkapitalgesellschaften in der Rechtsform einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) zu konzentrieren, um den besonderen Anforderungen dieser Zielgruppe möglichst umfassend und vollständig gerecht werden zu können.

Was sind Kleinstkapitalgesellschaften

Nach § 267a HGB (Handelsgesetzbuch) handelt es sich bei Kleinstkapitalgesellschaften um kleine Kapitalgesellschaften, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten:

350 000 Euro Bilanzsumme;
700 000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag;
im Jahresdurchschnitt zehn Arbeitnehmer.

Keine Kleinstkapitalgesellschaften sind:

Investmentgesellschaften im Sinne des § 1 Absatz 11 des Kapitalanlagegesetzbuchs,
Unternehmensbeteiligungsgesellschaften im Sinne des § 1a Absatz 1 des Gesetzes über Unternehmensbeteiligungsgesellschaften oder
Unternehmen, deren einziger Zweck darin besteht, Beteiligungen an anderen Unternehmen zu erwerben sowie die Verwaltung und Verwertung dieser Beteiligungen wahrzunehmen, ohne dass sie unmittelbar oder mittelbar in die Verwaltung dieser Unternehmen eingreifen, wobei die Ausübung der ihnen als Aktionär oder Gesellschafter zustehenden Rechte außer Betracht bleibt.

Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften

Verkürzte Bilanz

In § 266 HGB sind Umfang und Gliederung der Bilanz geregelt. Schon kleine Kapitalgesellschaften brauchen im Vergleich zu mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen.

Für Kleinstkapitalgesellschaften gibt es noch weitere Erleichterungen, indem diese nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen haben, in die nur die in den Absätzen 2 und 3 mit Buchstaben bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge aufgenommen werden. Die Gliederung für Kleinstkapitalgesellschaften ist also noch einmal deutlich einfacher gehalten als für kleine Kapitalgesellschaften.

Verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung

Auch bei der Gewinn- und Verlustrechnung gibt es Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften. Während die vorgeschriebene Staffelung der Gliederung nach § 275 HGB für kleine Kapitalgesellschaften doch noch sehr umfangreich ist, ist für Kleinstkapitalgesellschaften nur noch die folgende Gliederung vorgeschrieben:

Umsatzerlöse,
sonstige Erträge,
Materialaufwand,
Personalaufwand,
Abschreibungen,
sonstige Aufwendungen,
Steuern,
Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.

Angaben unter der Bilanz anstelle eines Anhangs

Sodann muss der Jahresabschluss grundsätzlich auch noch um einen Anhang erweitert werden, wie schon weiter oben erwähnt. Im § 264 HGB ist nun geregelt, dass bei Kleinstkapitalgesellschaften auf einen Anhang verzichtet werden kann, sofern bestimmte Angaben unter der Bilanz ausgewiesen werden, die ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermuten lassen. Explizit heißt es im § 264 HGB:

.. Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a) brauchen den Jahresabschluss nicht um einen Anhang zu erweitern, wenn sie1.die in § 268 Absatz 7 genannten Angaben,2.die in § 285 Nummer 9 Buchstabe c genannten Angaben und3.im Falle einer Aktiengesellschaft die in § 160 Absatz 3 Satz 2 des Aktiengesetzes genannten Angaben unter der Bilanz angeben.

In den Angaben unter der Bilanz sind insbesondere die Haftungsverhältnisse, Vorschüsse und Kredite an Mitglieder der Verwaltungs-, Geschäftsführungs- oder Aufsichtsorgane auszuweisen.

Erleichterung bei der Offenlegung im Bundesanzeiger

§ 326 HGB regelt die größenabhängigen Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften und Kleinstkapitalgesellschaften bei der Offenlegung. Danach brauchen kleine Kapitalgesellschaften nur die Bilanz und den Anhang einzureichen. Auf eine Gewinn- und Verlustrechnung kann verzichtet werden, genauso wie auf die darauf zutreffenden Angaben im Anhang.

Für Kleinstkapitalgesellschaften gibt es darüber hinausgehende Erleichterungen. Sie können Ihre Offenlegungspflicht auch dadurch erfüllen, dass sie die Bilanz in elektronischer Form zur dauerhaften Hinterlegung beim Betreiber des Bundesanzeigers einreichen und einen Hinterlegungsauftrag erteilen.

Der Unterschied der Veröffentlichung zur Hinterlegung liegt vor allen Dingen darin, dass Veröffentlichungen als jederzeit abrufbare Information im Internet durch den Bundesanzeiger bekanntgemacht werden. Wenn eine KleinstKapG eine Bilanz hinterlegt, so ist diese nur auf Antrag als kostenpflichtige elektronische Kopie erhältlich.

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Fristen zur Erstellung des Jahresabschlusses!

Abgabenordnung (AO) - Gesetzliche Regelung

Die Abgabenordnung ist das bedeutendste Gesetz des Steuerrechts, weshalb sie auch als "Steuergrundgesetz" bezeichnet wird. Der Anwendungsbereich ist gleich in § 1 AO geregelt. Danach gilt dieses Gesetz für alle Steuern einschließlich der Steuervergütungen, die durch Bundesrecht oder Recht der Europäischen Union geregelt sind, soweit sie durch Bundesfinanzbehörden oder durch Landesfinanzbehörden verwaltet werden. Es ist nur vorbehaltlich des Rechts der Europäischen Union anwendbar.

In § 149 bestimmt die Abgabenordnung, wer zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist. Neben dieser gesetzlichen Regelung kann auch die Finanzbehörde direkt und verpflichtend zur Abgabe einer Steuererklärung auffordern. Die Aufforderung kann durch öffentliche Bekanntmachung erfolgen. Die Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung bleibt selbst dann bestehen, wenn die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 geschätzt hat.

§ 149 Abgabe der Steuererklärungen

Abgabefrist ohne Steuerberater

Gemäß Absatz 2 des o.g. Gesetzes sind Steuererklärungen, die sich auf ein Kalenderjahr oder auf einen gesetzlich bestimmten Zeitpunkt beziehen, spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres oder sieben Monate nach dem gesetzlich bestimmten Zeitpunkt abzugeben. Wenn das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, so sind Steuererklärungen also regelmäßig bis zum 31. Juli des auf das Wirtschaftsjahr folgenden Jahres abzugeben.

Abgabefrist mit Steuerberater

Absatz 3 regelt schließlich, dass, sofern Personen oder Gesellschaften im Sinne der §§ 3 und 4 des Steuerberatungsgesetzes mit der Erstellung von

Körperschaftsteuererklärungen nach § 31 Absatz 1 und 1a des Körperschaftsteuergesetzes, Feststellungserklärungen im Sinne des § 14 Absatz 5, § 27 Absatz 2 Satz 4, § 28 Absatz 1 Satz 4 oder § 38 Absatz 1 Satz 2 des Körperschaftsteuergesetzes oder Erklärungen zur Zerlegung der Körperschaftsteuer nach § 6 Absatz 7 des Zerlegungsgesetzes,
Erklärungen zur Festsetzung des Gewerbesteuermessbetrags oder Zerlegungserklärungen nach § 14a des Gewerbesteuergesetzes,
Umsatzsteuererklärungen für das Kalenderjahr nach § 18 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes

beauftragt sind, diese spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres abzugeben sind.

Abweichend von der gesetzlichen Regelung kann das Finanzamt dazu auffordern, Erklärungen auch vor dieser Frist abzugeben. Für das Befolgen solcher Anordnungen mit "verkürzten" Fristen ist eine Frist von vier Monaten nach Bekanntgabe der Anordnung zu setzen.

Fristverlängerung 4. Corona-Steuerhilfegesetz

Abgabefrist ohne Steuerberater

Diese Fristen werden

für die Besteuerungszeiträume 2020 und 2021 jeweils um drei Monate,
für den Besteuerungszeitraum 2022 um zwei Monate und
für den Besteuerungszeitraum 2023 um einen Monat verlängert.

Ab dem Besteuerungszeitraum 2024 gelten wieder die regulären siebenmonatigen Erklärungsfristen.

Abgabefrist mit Steuerberater

Diese Fristen werden

für die Besteuerungszeiträume 2020 und 2021 jeweils um sechs Monate,
für den Besteuerungszeitraum 2022 um fünf Monate,
für den Besteuerungszeitraum 2023 um drei Monate und
für den Besteuerungszeitraum 2024 um zwei Monate verlängert.

Ab dem Besteuerungszeitraum 2025 gelten wieder die regulären Erklärungsfristen.